SMARTE VERWALTUNG

Corona hat die öffentlichen Verwaltungen ebenso überrascht und gefordert, wie die Gesamtgesellschaft. Nachdem in Italien und später auch in Südtirol erste Infektionsfälle aufgetreten waren, galt es schnell und nachhaltig zu entscheiden, wie die öffentliche Verwaltung ihre Dienstleistungen aufrechterhalten, an die neuen Notwendigkeiten anpassen und dabei das Infektionsrisiko möglichst stark einschränken könne.

Am 31. Jänner 2020 hatte die Regierung in Rom den italienweiten epidemiologischen Notstand ausgerufen, nachdem zwei Infektionsfälle mit dem damals neuartigen Sars-CoVirus 2 aufgetreten waren. Dieser epidemiologische Notstand war und ist in der Folge Grundlage für viele außerordentliche Entscheidungen, darunter auch der im Artikel 87 des Gesetzesdekrets Nr. 18 vom 17. März 2020 enthaltenen Einführung des flexiblen Arbeitens als gängige Arbeitsform im öffentlichen Dienst bis zum Ende des Ausnahmezustandes.

Flexible Arbeitsmodelle im Visier

Diese Möglichkeit hat auch das Land Südtirol genutzt, um den Spagat zwischen coronabedingten Einschränkungen und der Aufrechterhaltung der öffentlichen Dienstleistungen zu schaffen. Wie der Generaldirektor des Landes, Alexander Steiner, erklärt, bereitete die Landesverwaltung zu diesem Zeitpunkt einen Feldversuch vor, in dessen Rahmen an die hundert Bedienstete flexible Arbeitsmodelle erprobt hätten. Dabei hätte man auf das staatliche Madia-Gesetz aus dem Jahr 2015 gebaut, das „flexibles Arbeiten“ in öffentlichen

Verwaltungen, Telearbeit und die Erprobung neuer Formen der zeitlichen und räumlichen Arbeitsgestaltung vorsieht, um berufstätigen Eltern die Kinderbetreuung zu erleichtern und um die Vereinbarkeit von Berufs- und Familienleben zu verbessern. Über dieses Pilotprojekt habe man nicht nur flexibles und ortsunabhängiges Arbeiten erproben, sondern die Modernisierung der öffentlichen Verwaltung auch mit Hilfe der neuen technologischen Entwicklung vorantreiben wollen, in Richtung effiziente Verwaltung und attraktiver Arbeitsplatz, betont Steiner.

Smart Working von einem Tag auf den anderen

Dann kam der epidemiologische Notstand und alles ging Schlag auf Schlag. Im Rundschreiben Nr. 2, dem ersten zur Corona-Lage, rief der Generaldirektor am 27. Februar alle öffentlich Bediensteten zur Einhaltung der Hygiene- und Schutzbestimmungen auf. Anfangs März folgte dann das Rundschreiben Nr. 3 mit dem das breite Smart Working (zu Deutsch: intelligentes Arbeiten) in der Südtiroler Landesverwaltung eingeleitet wurde. Sofern mit dem eigenen Aufgabenbereich vereinbar, erhielten die öffentlich Bediensteten die Möglichkeit, von zu Hause aus zu arbeiten. Zugrunde gelegt wurde eine individuelle Vereinbarung mit dem Vorgesetzten über Arbeitsmodus und Sicherheiten. Bedienstete mussten in diesem Zusammenhang häufig auf eigene Rechner oder Geräte ausweichen. Es galt das Motto „Bring your own device“ (Bring das eigene Gerät mit), im Gegenzug konnten Account und Programm dort genutzt werden. Noch im März kletterte die Zahl der Smart Worker auf 3500 an. Mittlerweile haben 5300 Landesbedienstete ihre Bereitschaft zum flexiblen Arbeiten erklärt und eine entsprechende Vereinbarung unterzeichnet.

Viel Arbeit für die Informationstechnik

Parallel dazu war es notwendig, das technische Umfeld zu schaffen, das eine Arbeit von zuhause aus ermöglicht. Dafür hat im Auftrag des Landes die Südtirol Informatik AG gesorgt. Um Smart Working in einem solch großen Umfang überhaupt möglich zu machen, musste zunächst die Infrastruktur der Netzwerke massiv verstärkt werden. Dann galt es die Voraussetzungen für ein sicheres und effizientes Arbeiten von zuhause zu schaffen. So wurden in kürzester Zeit hunderte von Smart-Working-Arbeitsplätze über VPN/ RDP aktiviert. Dabei wird durch VPN (Virtuelles privates Netzwerk) von zuhause aus eine Verbindung zum Arbeitsplatz hergestellt, und zwar über RDP (Remote Desktop Protokoll). Auf diese Weise kann auf das interne Betriebsnetz zugegriffen werden sowie auf alle installierten Softwareanwendungen und auf die Netzlaufwerke. Die Sicherheit ist durch das VPN gewährleistet.  Gesetzt wurde und wird auch auf „Cloud only“, also auf die Datenwolke mit Speicherplatz und Anwendungssoftware, wobei die Bediensteten vom PC zuhause (aber auch vom Smartphone oder Tablet) die Office365-Tools in der Cloud nutzen und auf diese Weise an Online-Dokumenten arbeiten, diese mit Kollegen teilen, Videoanrufe tätigen können. Besonders stark genutzt wird das Microsoft-Tool „Teams“, das über 7000 Mal aktiviert wurde und für das ein eigenes Supportteam für Hilfestellungen eingerichtet wurde.

Smart Working als bevorzugte Arbeitsweise

Wie es den Mitarbeitenden in der Landesverwaltung mit dem kurzfristig breit angewandten Smart Working ergangen ist, wurde von der Generaldirektion erhoben. Die Dienststelle für Controlling führte zwei Umfragen durch, um Vor- und Nachteile des Arbeitens zuhause auszumachen. Knapp 2700 Bedienstete (fast 80 Prozent der Angeschriebenen) beteiligten sich an der ersten Online-Umfrage im Juni, bei der die erste verpflichtende Phase des Smart Workings analysiert wurde. Dabei gaben 86,2 Prozent der Befragten an, smart gearbeitet zu haben, und zwar im Schnitt 9,9 Tage im März, 16,5 Tage im April und 15,5 Tage im Mai. Jeder vierte hat dazu ein von der Landesverwaltung zur Verfügung gestelltes Notebook verwendet. Die überwiegende Mehrheit (ca. 85 Prozent) wertete die Erfahrung im Homeoffice oder Smart Working als positiv. Dies gilt auch für die Führungskräfte. Fast 87 Prozent gaben an, auch nach dem Covid-19-Notstand in Smart Working arbeiten zu wollen, wobei sie die bessere Vereinbarkeit von Familie und Beruf, die Zeitersparnis durch das Wegfallen des Wegs zur Arbeit und die Möglichkeit, autonom zu arbeiten, besonders schätzten. Knapp 80 Prozent der Bediensteten möchte auch in Zukunft wöchentlich zwei oder mehr Tage smart arbeiten, ein vergleichsweise kleiner Teil (7,7 %) maximal einen Tag, die restlichen 12,4 Prozent bevorzugen Smart Working ausschließlich auf Anfrage.

Details zu der von der Dienststelle für Controlling durchgeführten Erhebung unter

http://intranet.prov.bz:8080/FileSystemBrowser/download.jsp?vf=default&path=NEWS_FIS%2FUmfrage_Smart_Working_Juni_2020.pdf

Smart Working auch nach Corona

Im Fokus der zweiten Umfrage, an der sich 2500 Bedienstete beteiligten, stand die zweite Phase des Smart Workings im vergangenen Sommer, in der der Arbeitgeber Land auf einen Wechsel zwischen Smart Working und Arbeit im Büro gesetzt hatte. Diesmal waren es knapp 70 Prozent der Befragten, die zuhause gearbeitet haben, und zwar im Schnitt 11,5 Tage im Juni, 8,8 Tage im Juli und 6,5 Tage im August. Angestiegen ist gegenüber der ersten Umfrage der Anteil jener, die auch nach Ende des Covid-19-Notstands in Smart Working arbeiten würden, und zwar von 86,7 auf 92,3 Prozent. Die eigene Erfahrung mit dem Smart Working ist in der im September ausgewerteten Erhebung mit 8,3 Zehnteln positiver ausgefallen als im Juni mit 7,8 Zehnteln. 74,1 Prozent der Befragten gaben demnach Smart Working als bevorzugte Arbeitsweise an.

Die Ergebnisse der zweiten Befragung: http://www.provinz.bz.it/de/downloads/CO_report_102020_Umfrage_Smart_Working_6-8.2020.pdf

Das postive Echo des Personals hat mit dazu beigetragen, dass das Smart Working oder „Agile Arbeiten“ in dem Bereichsübergreifenden Teilvertrag II, der Ende vergangenen Jahres unterzeichnet worden ist, seinen Niederschlag gefunden hat und damit als Arbeitsmodus auch für die Nach-Corona-Zeit verankert worden ist. Die Regelung gilt somit nicht nur für die Landesbediensteten, sondern für das Personal der örtlichen Körperschaften und anderer lokaler öffentlicher Arbeitsgeber. „Wir haben lange an dieser Rahmenregelung gefeilt, um die Anforderungen des öffentlichen Arbeitgebers und die Wünsche und Anregungen der Personalvertretungen in Einklang zu bringen“, sagt Personalchef Albrecht Matzneller. „Agil“ gearbeitet wird demnach auch künftig auf der Grundlage einer individuellen Vereinbarung zwischen Arbeitgeber und Arbeitnehmer, in der die Dauer des Smart Working, die Arbeitszeitenregelung, die zusätzlich zum Arbeitsplatz vorgesehenen Arbeitsorte, die Ruhezeiten, die IT-Regelungen und etwaige Kontrollbefugnisse definiert sind.

Ein Audit der Prüfstelle

Anregungen dazu, wie in der öffentlichen Verwaltung flexibel gearbeitet werden kann und soll, kommen von der beim Südtiroler Landtag angesiedelten Prüfstelle. Diese hat die Auswirkungen, welche die Einführung des flexiblen Arbeitens auf die Arbeitsorganisation der gesamten Landesverwaltung hatte, nach den Grundsätzen der guten Verwaltung überprüft. Die Prüfstelle bescheinigt in ihrem Audit der Landesverwaltung mit zahlreichen „Maßnahmen im Bereich der Organisation, der Technologie und der Fortbildung des Personals“ die Umstellung auf das Smart Working für fast das gesamte Personal „erfolgreich in die Wege geleitet und damit die Kontinuität der Verwaltungstätigkeit sowie der Dienstleistungen für Bürgerinnen, Bürger und Unternehmen gewährleistet“ zu haben. Nach den Verfassern des Berichts, Elena Eccher und Wolfgang Bauer, könne „Smart Working eine einmalige Gelegenheit sein, ein neues kulturelles Paradigma in Bezug auf den öffentlichen Dienst einzuführen“. Der Schwerpunkt verschiebe sich dabei von der Anwesenheit am Arbeitsplatz auf die Erreichung von Leistungszielen. An die Stelle von Anwesenheitspflicht und Dauerüberwachung solle eine vertrauensvolle und ergebnisorientierte Zusammenarbeit treten, dank derer sich die öffentlich Bediensteten vom Angestellten zum „Wissensarbeiter“ (Knowledge Worker) entwickeln. Allerdings, so empfiehlt die Prüfstelle, gelte es in diesem Zusammenhang die Arbeit der Verwaltung anders zu bewerten. Das Bewertungssystem der Performance der Verwaltung sei zu überarbeiten. Diese müsse der ergebnisorientierten Arbeitstätigkeit angepasst werden. Anhand geeigneter Kennzahlen seien Produktivität und Qualität der Dienstleistungen, Kostensenkungen und verbesserte Work-Life-Balance, also des Einklangs von Arbeits- und Privsatleben, messbar zu machen. So könne eine ausschließlich hierarchische Organisationslogik überwunden und der Übergang zu einer„agilen“ Organisation mit einer gestärkten Vertrauensbindung, flexiblen Arbeitsleistungen, einer gesunden und offenen Fehlerkultur und geteilten gemeinsamen Werten und Chancen der persönlichen Entwicklung eingeleitet werden.

DIE STIMME DER MITARBEITERINNEN

Was bleibt für die Zukunft?

Wie hat sich der Covid-19-Notstand auf Ihre Arbeit ausgewirkt? Haben Sie (und Ihre Mitarbeitenden) smart gearbeitet und tun sie es noch? Was sollte für die Zukunft erhalten bleiben? Auf diese Fragen haben mehrere Führungskräfte der Landesverwaltung geantwortet.

Der Einstieg ins Smart Working war für das Landesdenkmalamt abrupt, und wir mussten schnell dazulernen. Gemeinsam ist es uns trotz Notstand gelungen, die Dienste zu erbringen und die Kulturgüter zu schützen. Das Smart Working ist zukunftsfähig, wenn die technischen und informatischen Rahmenbedingungen stimmen, und diese Arbeitsweise den Aufgaben der Mitarbeitenden entspricht. Wir Führungskräfte sollten darauf achten, dass das Arbeiten zu Hause für die Frauen im Team nicht zu einer zusätzlichen Belastung wird, die sie krank macht. Für meinen Arbeitsalltag plane ich Smart Working weiter ein.

Karin Dalla Torre, Landeskonservatorin

Trotz anfänglich großer Bedenken und Unsicherheit konnte die anfallende Arbeit im Smart Working relativ gut gemeistert werden. Mit großem Einsatz der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter konnten weit über 20.000 Anträge verschiedenster Art digital und telefonisch erledigt werden.

Viele Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter arbeiten immer noch smart, meist sehr flexibel und sehr unterschiedlich, weil in unserer Abteilung auch häufig eine physische Präsenz erforderlich ist, und weil die Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen unterschiedliche Bedürfnisse in Bezug auf die Familie aber auch in Bezug auf die sozialen Kontakte haben

Diese Arbeitsweise hat sich bewährt, und wird in dieser Abteilung auch in Post-Covid-Zeiten eine wesentliche Arbeitsform bleiben.

Martin Pazeller, Direktor der Abteilung Landwirtschaft

Der Covid-19-Notstand hat in der Abteilung Mobilität vor allem im Bereich Personenverkehr zu viel Mehraufwand geführt. Auf jede Einschränkung und Öffnung musste durch aufwändige Fahrplanwechsel reagiert werden. Der Großteil dieser Arbeit wurde über Videokonferenzen abgestimmt. Die Menge an Abstimmungsarbeit, die dafür notwendig war, wäre mit Sitzungen in Präsenz kaum möglich gewesen.

Somit haben wir, neben einigen Nachteilen, auch die Vorzüge des Smart Working kennengelernt. Eingespielte Tätigkeiten und Teams lassen sich auch im Smart Working gut organisieren; neue Teams aufzubauen und neue Lösungen zu entwickeln, gelingt aber sicher in Präsenz besser.

Für die Zukunft sollte eine gute Mischung aus Arbeit in Präsenz, bei der auch der persönliche Kontakt gepflegt werden kann, und dem räumlich und auch zeitlich unabhängigeren Smart Working gefunden werden.

Martin Vallazza, Direktor der Abteilung Mobilität

Auch die Abteilung Wirtschaft war vor einem Jahr mit der plötzlichen Notwendigkeit konfrontiert, auf einen überwiegend „smarten“ Arbeitsmodus umzustellen. Dies erforderte anfangs eine gewisse Umstellung, aber nachdem die wichtigsten technischen Probleme gelöst waren, der Zugriff auf alle benötigten Programme und Dokumente gesichert war, schafften es die meisten Mitarbeitenden schnell, ihre Arbeit auf diese Art und Weise zu erledigen. Alle haben wir im smart gearbeitet und tun dies auch weiterhin, die Führungskräfte eingeschlossen. Natürlich ist dieses Modell der Arbeitsorganisation nicht für jeden in gleicher Weise geeignet: Es hängt von den Aufgaben ab, von der Selbständigkeit und der Organisationsfähigkeit des Einzelnen und zudem von der technischen Ausstattung, die zu Hause vorhanden ist. Zweifelsfrei ist das Smart Working eine großartige Möglichkeit, die, sofern in richtigem Maß angewandt, allen Beteiligten Vorteile bringt.

In der Praxis haben wir die Erfahrung gemacht, dass komplexe Themen besser in Anwesenheit erörtert werden können und Videokonferenzen hier an ihre Grenzen stoßen. Wir haben auch festgestellt, dass die Anwesenheit im Amt nicht nur für den Informationsaustausch, sondern auch für das Zugehörigkeitsgefühl und den Teamgeist wichtig ist. Mitarbeitende mit kleinen Kindern haben erfahren, dass Vereinbarkeit von Familie und Beruf nicht mit dem Arbeiten von zuhause aus gleichzusetzen ist, wenn ihre Kinder um sie herum sind.  Im Gegenteil: Für Mütter mit kleinen Kindern ist es eine besonders große Belastung, während des Lockdowns von zu Hause aus zu arbeiten. Eine intelligente, nicht coronabedingte Smart-Working-Regelung kann diese Aspekte  aber beheben.

Manuela Defant, Direktorin der Abteilung Wirtschaft

Die Corona-Pandemie hat plötzlich und völlig unerwartet gewohnte Aspekte unseres Arbeitsalltags von Grund auf verändert. Zum einen stellte die dringende Umsetzung von Covid-Unterstützungsmaßnahmen eine enorme administrative und organisatorische Herausforderung für meine Abteilung dar. Auf der anderen Seite mussten die Mitarbeiter praktisch von heute auf morgen ihren Arbeitsplatz vom Büro nach Hause verlegen und einen völlig neuen Weg der Zusammenarbeit suchen. In einem normalen Jahr wäre sowas in dieser Geschwindigkeit wohl nicht möglich gewesen. Die positiven Seiten dieser außergewöhnlichen Situation: Die Digitalisierung in der Verwaltung wurde erheblich vorangetrieben und Smart Working hat sich als reelle Chance für eine zukunftsfähige Form der Arbeit erwiesen.

Vito Zingerle, Direktor der Abteilung Innovation, Forschung, Universität und Museen

Vor der Pandemie war das Smart Working bereits in aller Munde und als das Arbeitsmodell der Zukunft angepriesen. Dann ist diese neue Arbeitsform über Nacht über uns hereingebrochen und ich staunte. Innerhalb von wenigen Tagen ist es der Informatikabteilung gelungen, für den Großteil der Mitarbeiter*innen einen Remotezugang zu schaffen, sodass alle von zu Hause aus arbeiten konnten. Und ich staunte, wie schnell sich die Mitarbeiter*innen mit dieser neuen Arbeitsform anfreundeten und sie für unsere Kundinnen und Kunden zu nutzen wussten. Mit der Zeit wurden drei Richtungen sichtbar:

1.      Mitarbeiter*innen, die den Wechsel zwischen Smart Working und Präsenz im Büro gut angenommen haben und diese neue Arbeitsform mit dieser Flexibilität auch in Zukunft nutzen möchten;

2.      Mitarbeiter*innen, die diese Arbeitsform ablehnen und darunter leiden, weil ihnen der persönliche Kontakt und Austausch mit den Arbeitskolleg*innen fehlt;

3.      Mitarbeiter*innen, die die neue Arbeitsform so sehr bevorzugen, dass sie auch nach der Pandemie nur in Smart Working arbeiten möchten.

Für mich persönlich wurde schnell sichtbar, dass die Grundlage für Smart Working, wie für alle anderen Arbeitsformen auch, das gegenseitige Vertrauen ist. Wenn dieses gegeben ist, wird diese Arbeitsform eine große Zukunft haben, mit allen Vor- und Nachteilen, die damit verbunden sind. Für mich als Führungskraft bedeutet es, mit der Führung auf Distanz ein neues Feld zu betreten, das noch intensiv beackert werden muss, wenn es im Interesse aller gut gedeihen soll.

Stefan Walder, Direktor der Abteilung Wohnbau

Wir gehören als Außenamt zur Südtiroler Landesverwaltung, doch sind wir in Brüssel in einem gemeinsamen Sitz mit dem Trentino und dem Land Tirol. Das heißt, wir sind mit drei Gesetzgebungen konfrontiert: der italienischen, der österreichischen und der belgischen. Unsere Arbeit beruht auf Information, Netzwerken und Interessenvertretung oder Lobbyarbeit und besteht aus viel informeller Tätigkeit, wie Veranstaltungen besuchen, Informationen sammeln und Eindrücke austauschen. All das ist jetzt nicht möglich. Auch Netzwerksitzungen bringen weniger als üblich, denn Referenten sprechen bei einer Videokonferenz nicht so frei, wie sie es sonst zwischen vier Wänden und in Präsenz machen würden. Allerdings kann man gerade auch aus diesen Gründen derzeit viel mehr Konferenzen besuchen, man braucht sich nur einzuloggen. Man kann sich trotzdem mit Kolleginnen austauschen und man hat Zeit, über neue Möglichkeiten und Aufgaben nachzudenken. So haben wir die „Alpeuregio Brussels School“ online abgehalten, und das war ein Erfolg – gar nicht davon zu reden, dass zwei Kommissare gewonnen werden konnten. Ich würde insgesamt sagen, unsere Arbeit erfolgt weiterhin Großteils im Büro und sicher nicht im Standby, weil wir derzeit in der Bekämpfung der Krise eine große Aufgabe haben. Wir sind nur gezwungen, andere Wege zu suchen. Die Präsenz in Brüssel bleibt aber nach wie vor essenziell, oft trifft man sich nämlich zufällig und da kommt dann unser Lobbyinstinkt wieder voll in Fahrt.

Vesna Caminades, Direktorin im Landesaußenamt Brüssel

Es ist fast ein Jahr her, dass wir Mitarbeiterinnen im Außenamt Rom ins Homeoffice versetzt wurden. Das Büro wird seit Ausruf des Ausnahmezustandes immer nur abwechselnd von einer Mitarbeiterin besetzt. Die anderen Mitarbeiterinnen arbeiten von zu Hause aus, sind während der Arbeitszeit immer über das eigene Handy erreichbar. Anfangs gab es mehr technische als organisatorische Probleme, die wir aber mit Hilfe der SIAG bald überwinden konnten. Selbstverständlich musste jede Mitarbeiterin sich selbst mit einem Computer ausstatten.

Unsere Arbeit eignet sich besonders gut für das Homeoffice. Die Sitzungen der verschiedenen Gremien auf fachlicher und politischer Ebene finden in Videokonferenz statt. Genauso halten wir regelmäßig unsere Dienstbesprechungen per Video ab. Wir haben dafür ein eigenes digitales Zimmer erhalten. Die Mittelungen werden ebenfalls in Form von E-Mails bearbeitet und weitergeleitet. Der Arbeitsstart sowie der Arbeitsschluss werden der Amtsdirektorin per E-Mail mitgeteilt, damit sie darüber informiert ist, wer noch bei der Arbeit ist und wer nicht mehr. Denn die Arbeitszeiten in Rom sind zwangsläufig sehr flexibel.

Ich wünsche mir, dass wir nach Beendigung des Ausnahmezustandes weiterhin im Homeoffice unabhängig von einer fixen verordneten Präsenz im Büro arbeiten können. Jede Führungskraft sollte aufgrund der organisatorischen Bedürfnisse selbst über die Präsenz im Büro entscheiden können.

Katharina Tasser, Direktorin im Landesaußenamt Rom